規則が厳しい会社のWeb担当者におすすめ? セキュリティと使い勝手を両立したファイル共有サービスを使ってみた

「Oracle Documents Cloud Service」を実際に使い、Web担当者にとってのメリットや使用感をまとめた
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Webサイト制作のような社内外の複数の人間が複数関わるプロジェクトでは、コンテンツ用素材などデータの受け渡しが欠かせない。メールに添付する方法は簡単だが、ファイルサイズが大きかったり、やり取り回数が多かったりすると、管理が難しくなってしまう

そこで、解決策として用いられるのがファイル共有サービスである。特に、クラウド型のサービスは、社内でサーバーを管理する手間がなく、気軽かつ安価に導入できるので注目されている。

無料のもの、有料で高機能なもの、OSの標準機能として提供されているものなど、選択肢は多い。日本オラクルが提供している「Oracle Documents Cloud Servece」(以下、Oracle DoCS)も、そんなクラウド型ファイル共有サービスの1つだ。ただし、「エンタープライズ向け」を謳うだけあって、運用管理やセキュリティ面で他のサービスとは一線を画す高度な機能を備えている。

今回はそんなOracle DoCSを編集部で実際に使い、企業のWeb担当者にとっての使用感をまとめてみた。

「Oracle Documents Cloud Service」は、日本オラクルが提供しているエンタープライズ向けファイル共有サービスだ。

なお、以下の記事でもOracle DoCSを取り上げており、企業向けならではの機能やCMSとの連携について説明している。

初期登録はやや面倒だが、充実した操作ガイドで初めてでも安心

Oracle DoCSは、1ユーザー当たり月額15ドルからの有料サービスとして提供されている。利用には日本オラクルに問い合わせる必要があるが、30日間の試用版が用意されており、こちらはオンラインで登録してすぐに試すことができる。今回の記事でも試用版を利用しているが、「30日間」という期限以外は有料版と同じだ(試用版の詳細は記事末を参照)。

サービスを利用するには、まずオラクルのサービス全般で必要になるユーザーアカウント「Oracleプロファイル」を作成する必要がある。続いて、そのプロファイルでOracle DoCSの試用版利用登録を行う。さらに、Oracle Cloudサービス用のユーザー情報や利用サービスの情報を登録していくが、ここで入力項目がやや専門的になる。

導入ガイドに沿って進めれば難しくはないが、念のため情報システム部門などに確認しておくと確実だろう。メールアドレスとパスワードの登録だけで済む個人向けサービスに比べると手間はかかるが、「企業向け」ゆえの信頼性を担保するための手間なのでやむを得ない。

初期登録や各種設定が済むと、いよいよサービスの利用開始となる。

Oracle DoCSのホーム画面。初期状態ではファイルもフォルダーもない空の状態だ。

各ページに最初にアクセスすると、画面や操作方法のナビゲーションが表示される。ファイルとフォルダーが中心のストレージサービスなので、類似サービスの利用経験者なら説明無しでも使えそうだが、ひととおり説明があるのは親切だ。

各ページに初めてアクセスすると、画面や操作のナビゲーションが表示される。

また、主要な機能は右のサイドバーでも紹介されており、動画の説明を見ることができる(現在は英語で説明されているが、操作の概要は把握できるだろう)。

右のサイドバーに並ぶ機能紹介バナーの「表示する」リンクをクリックすると説明動画が表示される。

ブラウザー上のサービスであることを意識させない操作性

Oracle DoCSでできることは、おもに「データの保存」と「データの共有」の2つ。それぞれに細かな機能が備わっているが、基本はシンプルなサービスだ。

操作方法もシンプルで、PC上のフォルダーやファイルをそのままドラッグ&ドロップしてクラウドにアップロードできる。ただし、クラウド上からPCへはドラッグ&ドロップできないので、ダウンロード操作を行う。また右ボタンでメニューを表示することも可能だ。

Windowsの場合、エクスプローラーからそのままドラッグ&ドロップでファイルをアップロードできる。
複数のファイルを一括でアップロードすることもできる。

アップロードできるファイルの種類は、テキストでも画像でも動画でも特に制限はない。例外として拡張子が「exe」の実行ファイルは不可となっているが、これはセキュリティ上の理由で、管理者が自由に変更できる。

なお、一般的な形式のファイルについては、プレビュー機能を使ってブラウザー上で内容を把握できる。サーバー上でレンダリングして表示するので高速だ。

Web制作でおもに使われるファイル形式としては、原稿用ならテキスト(TXT)やWord(DOCX)、画像用にPNGやJPEG、動画だとMPEG4がある。特に動画などは、ファイルサイズが大きいため、いちいちダウンロードしなくても内容を把握できると便利だ。今後、対応ファイル形式が増えていくことを期待したい。

PNG画像のプレビュー画面。拡大や縮小ができる。
MPEG4動画のプレビュー画面。Oracle DoCS上で再生できる。

登録ユーザーだけでなく社外のユーザーにも簡単&安全に共有

続いて、Web担当者的には最も重要で、サービス導入の動機でもある他のユーザーとのファイル共有機能についてだが、これも特に難しいことはない。

共有したいファイルやフォルダーを右クリックし、メニューから「共有」を選択する。設定ウィンドウが表示されるので、共有したいユーザーを指定するだけだ。セキュリティを考慮して、ユーザーごとに可能な操作(役割、ロール)を指定できるようになっている。共有相手と内容によって適切なものを選ぼう。

共有したいユーザーの名前やメールアドレスを入力すると候補が表示されるので、その中から選択する。
共有相手によってできることを設定できる。セキュリティを考えると、ファイルやフォルダーごとに細かく設定しておくと安心だ。
共有を設定すると、その旨が相手にメールで通知される。共有リンク(この場合は「webtan」フォルダー)をクリックすると、そのページが開く。

共有機能について注意しておきたいのは、共有相手にできるユーザーはOracle Cloudの登録ユーザーに限られるという点だ。社内のユーザー同士なら、Oracle DoCSを会社で導入する際にまとめて登録しておけるが、社外の相手だとそうもいかないケースが多いだろう。

たとえば、デザイナーや広告代理店とのやり取りで、いちいちユーザー登録をしてもらうのはお互いにとって手間がかかる。とはいえ、ここで「面倒だ」といってしまっては、元も子もない。目指すのは、セキュリティと利便性の両立だ。

そこで、登録ユーザーではない相手とも簡単にファイル共有するための機能が、「パブリック・リンク」機能だ。

パブリック・リンクは、「そのURLを知っていれば誰でもファイルやフォルダーにアクセスできる」というもので、事前のユーザー登録などは必要ない。社外のデザイナーやライターにデータを校正してもらうといった、一時的な共有に適している。

URLは複雑な文字列なので第三者にアクセスされてしまう可能性は低いが、パスワード(リンク・アクセス・コード)を設定することもできる。また、共有するユーザーが可能な操作を指定したり、公開期限を設けたりもできる。

共有するものの重要度や機密度に合わせて、これらの機能を適切に組み合わせれば、パブリック・リンクでも高いセキュリティレベルを保ったまま簡単に共有できる。

筆者が一番便利だと感じたのは、フォルダをパブリックリンクにできることだ。1つのファイルだけではなくフォルダをパブリックリンクにすることで、まとめてやりとりが可能になる。

その中でも非常に強力なのが、パブリックリンクに「コントリビューター」権限が付けられるということだ。なんと、IDがないユーザーでもコンテンツのアップができてしまう。この機能があれば外注業者とのコンテンツのやりとりが格段に簡単になる。

パブリック・リンクは、Oracle DoCSに登録されていない社外のユーザーとのファイル共有に適している。
公開リンクでも、パスワードや公開期限を設けることでセキュリティ度合いはかなり向上する。

このほか、共有したファイルのバージョン履歴が管理されており、修正をさかのぼって確認したり復元したりできる。また、アクセス履歴では、誰がファイルを操作したか把握できる。これは、セキュリティ面のメリットだけでなく、共有したファイルを相手が確認してくれたかどうかもわかるので便利だ。

バージョン履歴では、誰がいつ変更を加えたか確認できる。
アクセス履歴では、ファイルに対して誰がいつどのような操作を行ったか確認できる。

PCとの自動同期やスマートフォンにも対応

Oracle DoCSでは、WebサービスだけでなくPC用の自動同期クライアントやスマートフォンやタブレット用のアプリも提供されている。

PCの自動同期用クライアント(Oracle DocumentS Apps)をインストールしておくと、指定したフォルダーとクラウド上のデータが同期される。オフラインで作業できて、いちいち修正のたびにアップロードし直す必要がない

Windows用またはMac用のクライアントアプリ「同期マネージャ」を使うと、アップロードし忘れることもないので安心だ。

スマートデバイス用アプリでは、Oracle DoCSで提供されているほとんどの機能を利用できる。外出中に緊急で確認しなければいけない場合に、スマートフォンだけで対応できるのは便利だ。また、アプリ固有のパスワードロックもかけられるなど、セキュリティも考慮されている。

  
iOS用のクライアントアプリでは、ファイルのアップロード、ダウンロード、共有など、ひととおりのことができる。日本語化もしっかりとされている印象だ。
◇◇◇

ここまで紹介してきたデータの保存と共有が、Oracle DoCSの基本機能となる。

説明してきたように、クラウド型ファイル共有サービスとして必須とされる機能を備えつつ、「企業向け」ならではのセキュリティ機能が充実しているところが特長といえる。そして、表面的な機能以上に重要なのが、利用規約やコンプライアンス面だ。

大容量のファイルを共有するという機能面だけを見れば、無料サービスでも不足はない。しかし、そもそも会社規則で外部サービスを勝手に利用できないという企業も少なくない。また、重要なデータを扱う場合だと、サービスの堅牢性や可用性も重要になる。障害に対する補償やどれだけセキュリティ面を考慮した設計になっているかも問われる。

このあたりの保険的な要素は、単にユーザーとして使っているだけでは実感しにくく、事が起こって初めて違いがわかるものだが、企業として導入するなら無視できないだろう。

その一方で、やはりユーザーにとっての使い勝手も重要な要素だ。セキュリティは万全だが、その代わりに利便性が犠牲になってしまい、使うと生産性が落ちるので結局誰も使いたがらない、という話はよくある。

自社でファイル共有サービスを運用しているにもかかわらず、仕事で外部の無料サービスを使っている場面に遭遇したことがあるが、その理由は「社内のサービスが使いにくい」からというケースが多い。

いまの時代、企業向けサービスであっても、ユーザービリティやUXの質は無視できないのだ。

企業の情報発信はWebサイトを中心に行われているが、それはWeb担当者の周りにさまざまな情報が集まることを意味する。漏洩しても大きな損害のないコンテンツもあれば、中には重要機密といえるプレスリリースやIR情報もあるだろう。

Oracle DoCSは、1人のWeb担当者がちょっとしたファイル共有に使うにはオーバースペックかもしれないが、企業が組織として活用するには必要な機能を備えたサービスだといえる。

もちろん、「Oracle WebCenter Sites」を導入しているなら、連携することによってWebサイト制作や運用面のメリットがさらに出てくる。

以下にOracle DoCSの詳細や試用版の申し込み方法を紹介しているので、興味をもったなら試してみよう。

製品情報

Oracle Documents Cloud Service
提供事業者: 日本オラクル株式会社

「Oracle Documents Cloud Service」は、従来の個人向けファイル共有サービスの利用が制限されていたエンタープライズでの利用にも対応できる、強力なセキュリティを備えたファイル同期・共有サービスだ。

Web担当者にとっては、Oracle WebCenter Sitesと連携することで、アセットの入稿からWeb配信までの運用負荷を低減するソリューションとしても活用できる。

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