脱・新人Web担!あずさのWeb担当者日記
新人ウェブ担当者が知っておきたい! 社内外とのコミュニケーションをスムーズする5つのコツ

今回は、ウェブ担当者として、社内外の人と円滑にコミュニケーションをすすめるためのコツを紹介します!
垣内 梓

ウェブ業界ってどうして専門用語が多いんだろう。タグ、ログ、ソース、スニペット、JS、グロナビ、サブドメイン、UU……挙げだしたらキリがない。入社してすぐの頃、専門用語が飛び交う会議中に意味がわからず、外国語を聞いているみたいで眠たくなった経験があります(笑)。

そこで今回は、ウェブ担当者として、社内外の人と円滑にコミュニケーションをすすめるためのコツを紹介します!

コミュニケーションを円滑に進める5つのコツ

ウェブ業界ってなんで専門用語が多いんだろう。入社したばかりのころ、先輩の話していることがわからなくて、困ったんだよねぇ。「あれ? 日本語で皆さん話していますよね?」って。

ウェブ業界にどっぷりつかると、いつも使っている単語1つ1つが当たり前になり過ぎて、みんな知っていると思いがちです。でも、ウェブを知っている人の方が少ないんだ! 相手に伝わらなくては意味がない! と思ってコミュニケーションをしていかなくちゃいけませんよね。

意思疎通が取れても、仕事ってうまくいかないことも多いのに、コミュニケーションが取れないんじゃ何も始まらない。そこで、私が気を付けているウェブ業界以外の人とコミュニケーションを取るときのコツを5個にまとめてみました

①専門用語は、日常使う言葉に変換して伝える

ウェブ業界で一般的な用語でも、世の中一般では別の表現を指すこともあります。そういう表現は使わないようにします。シチュエーションはさておき、ウェブ担当者同士では、次のような会話って当たり前に意味が通じますよね。

To:ウェブ担当者
サイトリニューアルでタグを入れ忘れたので先月のログは出ません。すぐにソースを書き換えます。

でも、どうでしょうか。ウェブに詳しくない人がこの会話を聞いたら、

え? タグ? ログ? タガログ? もう一回言ってください。

……とチンプンカンプンなはず。

そこで素直に「その単語の意味なんですか?」と聞ける人ならばいいですが(これは新人Web担の特権ね)、人に何かを聞くことって意外とプライドが邪魔したり、タイミングを逃して聞けなかったりするものです。

お互いに意思疎通が図れない、すれ違いの会話が繰り広げられた先には「どうしてあの人はいつも私がいうことに反対するんだろう、わからず屋だなぁ」というお互いに被害妄想ループに陥ります。

上記のことをウェブ担当者以外の人に伝えるのであれば、次のように言い換えます。

To:ウェブ担当者以外の人
ホームページのリニューアルをしていた際に、来訪者数を計測する設定をし忘れたため、先月の数字がわかりません。すぐに設定します。

海外にも拠点がある場合は、海外の担当者には「ログをaccess logやaccess data」「ソースをsauce codeやcode snippet」などと単語を変えて次のように伝えなくてはいけません。

To:海外のウェブ担当者
I cannot provide access data for now. It looks like the code was left behind when we renewed our website last month. The code snippet will be restored soon.

②相手が想像しやすいたとえ話を使って説明する

相手の得意とする分野や相手のフィールドにあった表現をする。第1回でCSSを化粧にたとえて説明したように、相手にとって一番イメージがつきやすく、理解しやすい事柄で伝えることです。

「本来の意味と違うじゃん」と言われるかもしれませんが、本来の意味を伝えることよりも、会話のとっかかりとしてまず、「私はあなたのフィールドに合わせるつもりがありますよ」という姿勢を見せることが大事だと思っています。イメージを共有できれば、その後のコミュニケーションをスムーズに進められます。

③図を使って視覚的にコミュニケーションする

これは手間が多少かかりますが、Emailのテキストや電話だけでごちゃごちゃ説明するよりも、スクリーンショットやパワーポイントなどの資料を使って視覚的に説明する方法も有効です。最近だとLyncを使って画面共有をすることもあります。

たとえば、国内のサイトオーナーと新しいウェブページについてメールベースで確認をしていたときのこと。

国内サイトオーナー:目次を追加したいのだけど。

私:ん? グロナビのこと? 左ナビのこと? それともアコーディオンで1ページ内に項目を増やしたいの?

と相手の指していることがわからず、サイトのスクリーンショットをとって「指摘している部分に印を付けてください」とお願いしたいことがあります。どうにもこうにも通じないときは、動画を撮影して説明することもあります。

「手間をかけ過ぎだ」と思われるかもしれないですが、共通言語が定まっていない事柄を話すときは、テキストだけではなくて視覚的な会話をするほうがスムーズに話しが進みます。

④担当者と顔を合わせる

顔を突き合わせて同じ画面を見ながら「これがこう」と意思疎通すること。これはミスコミュニケーションを防ぐ一番の近道だと思います。

実際にインドのサイトリニューアルをする際に、メールと電話ベースでは全然リニューアルの話が進まなくて、もうお手上げですってことがあったんです。

インドの担当者が別件で日本に出張に来るという情報を聞きつけて、「1時間でいいから時間作って!」と懇願して、お互いの顔を見ながらto do のチェックをしたら、その後一気にリニューアルが進んだことがありました。一度顔を合わせてしまえば、その人の人柄を含めたうえでのコミュニケーションが図れるし、相手の顔を思い浮かべながら仕事をすることで、お互いに責任感が生まれて仕事がスムーズに進みます。

どうしても直接会えないときは、自分の顔写真や担当タスクを記載した自己紹介カードをPDFで送って、まずは自分を知ってもらう、なんてこともときには必要です。

⑤どーにも進まないときは上司に登場してもらう

どうにもこうにも進まない場合は「トップダウン」。賛否両論があるかもしれないけれど、どうしても担当同士じゃ話が進まないときは、どこかで区切りをつけて上司に相談して、コミュニケーションの道筋を作ってもらうというのも一つの手法です。でも自分で責任を持って仕事をしたいから、本当はあんまり使いたくないんだけどね。

垣内 梓

今では笑い話ですが、先輩にとあることを質問したら「それはイントラに載ってるから確認しておいて」と言われ、どこを確認すればいいかわからなかった私はこっそり「イントラ」をGoogle先生に聞いたなぁ。

ウェブの仕事をしている人からすれば「そんな人材をウェブ担にしていいのか」と怒られますね。でもそんなレベルの新人だったのです。ちなみに……

イントラネット:特定のネットワークに入っている人でないと閲覧できないサイト(会社のポータルサイトなんかでよく使われる)。@IT5分で絶対に分かるVPNの説明がめっちゃわかりやすいのでご覧あれ。

「わかりやすく通訳する」こともウェブ担当者の仕事

ウェブ担当者になりたての頃は、システム屋さんやコーダーさんの仕事ってプロフェッショナルでかっこいいな、早く私も専門用語を理解して皆さんのような会話ができるようになりたいと思っていました。

でも私たちウェブ担当者の役割は、システム屋さんやコーダーさんと話し仕事を進めるだけでなく、ウェブ業界の常識を知らない社内の人に「わかりやすく通訳する」ことも仕事の1つだと思っています。

「アンケートを6か国語で実施して、一か月でサンプル数を20,000ぐらい取りたいんです」というコンテンツオーナーから質問されたとします。

そういう場合、

言語対応などのオペレーションに、莫大な費用と工数は掛かりますけど、技術的にはできます。

という回答ではなく、

技術的にはできますが費用対効果を考えると、別の方法を探ったほうがいいかもしれません。アンケートの実施目的って、何ですか?

と答えることが私が考える通訳するイメージです。

そういった仕事以外にも、報告会議の場やウェブサイトに掲載するコンテンツを事業部に提供してもらいたいとき、ウェブサイトのルールを守ってもらうときなどウェブ以外の人とコミュニケーションをとる場面はさまざまです。

これは実際にあった話なのですが、「アクセス解析業務の効率化」という課題があり、各国のウェブ関係者に配布しているレポートを改善しようと試みたときのこと。

社内アンケート調査:相手の立場になることが大事

実態把握のため、各国ウェブ関係者に「アクセス解析レポートの利用実績アンケートを実施しています。○○日までに答えて下さい。よろしくお願いします」とさらっとメールを送ったら、全然データが集まらなかったんです。

これじゃ調査にならないじゃん(`д´;)と焦っていると、上司に肩をとんとんとたたかれまして。

上司:ちょっと来い。このメールが、メールシステムから飛んできて、協力してあげようって気になる?

私:……。

上司:メールシステムから発信されてるけど、誰に対して回答するの?

私:……。

上司:それに目的がさ、完全に管理側目線だよね? 回答者にとって、アンケートに回答するメリットって何?

私:……。

上司:少なくとも人の時間をもらうわけなんだから。どんな内容のアンケートなのか要約して、相手の時間を少しでも短縮してあげないと。

私:……はい。やり直します。

そこで、私は自己紹介をした後に、アンケート調査の目的、回答者にとってのメリット、設問数、設問内容、回答にかかる時間をまとめてメールの本文に書いて、

「どうぞよろしくお願いします」

と再送したところ、回答率が一気に上がりました!

と再送したところ、回答率が一気に上がりました! 海外の回答率は当初の2倍、国内に関しては3倍になりました。今考えると、とってもお恥ずかしいですが(^^;)

♡♡♡

ウェブ担当者の仕事って、「パソコンに向いて仕事しているんでしょ?」と誤解されることも多いのですが、社内外の人とのコミュニケーションが円滑に取れないと良いウェブサイト運用ができないのです。

たとえば、コミュニケーションが円滑に取れると、

  • 仕事の進み具合が格段に上がる
  • 信頼してもらえると、人から頼りにしてもらえるようになる
  • できる仕事の幅が広がって、仕事が楽しくなる
  • ロボットみたいに言われたことだけをやる日々からおさらばできる

こんないいコトがあると思います。

人として当たり前のことかもしれないですが、相手を思いやる伝え方って大事なのだなぁと、ウェブ担を通じて痛感したのです。特にウェブは、専門用語が多いからね。ときにはちょっと面倒くさいと思っても視覚的に。ときには直接会う時間を作って、お互いを知ったうえでコミュニケーションをする。

ウェブ担として成長しても、初心忘れるべからずで、「イントラ」を知らなかった私が、どうやって教えてもらうのがわかりやすかったか。またどういったところでつまずいたかを常に念頭に置きながら、これからも円滑なコミュニケーションができればなと思います。

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