編集長ブログ―安田英久
Excelのデータ表を劇的に見やすくするカラースケールやデータバーが便利すぎて驚いた

Excelのデータ表を「見やすく」「理解しやすく」「ポイントがわかるように」できる機能

今日は、サラリーマンの友だち「Excel」の話を。グラフを使わずに、Excelのデータ表を「見やすく」「理解しやすく」「ポイントがわかるように」できる機能が追加されていたのに、つい最近になって気がつきました。

それは、Excel 2007から条件書式に追加された「カラースケール」「データバー」「アイコンセット」などの機能です。

どういうものかというと、Excelのデータ表で範囲を指定してこれを設定すると、その範囲内での数値の大小で色分けしたりアイコンを表示したり、各セルの数値の大きさに応じた長さの棒グラフ的なバーを背景に表示したりしてくれるものです。

また、「上位10項目」などの条件でセルに色を付けたりすることも可能。

こうした条件書式の機能は、Excel 2007から追加されていたようです。ずっと使っていたくせに、今頃知りました……。昔から使っているExcelでこんな便利な機能が付いているなんて、想像してなかったですからね……。

使い方はかんたん。Excelのデータ表で、わかりやすい表示にしたい範囲を選んで、リボンの[ホーム]タブにある[スタイル]の[条件付き書式]から色つけのスタイルを選ぶだけです。

表全体を選んで指定すると、全体の数値範囲に基づいて処理されるので、列ごととかに設定していくのが基本ですね。次のようなスタイルが用意されています。

  • [上位/下位ルール] ―― 「上位や下位から10項目(または10%)」のセルだけ色を変えたり、平均値より上(または下)のセルだけ色を変えたりなどできます。

  • [データバー] ―― 各セルの背景に、そのセルの数値に応じた棒グラフを表示できます。

  • [カラースケール] ―― セルの値に基づいてセルの背景色などを変えられます(大きい数字のセルは緑色、小さい数字のセルは赤色など)。

  • [アイコンセット] ―― セルの値に基づいてセルにアイコンを表示できます(大きい数字のセルには緑色のチェックマーク、小さい数字のセルは赤色のバツマークなど)。

表示スタイルが微妙に気に入らない場合などは、各グループの[その他のルール]を選べば、次のような表示のカスタマイズもできます。

  • 平均から標準偏差分だけ上下に離れたセルを選ぶ(上位/下位ルール)
  • バーだけ表示して数値は表示しない(データバー)
  • 数値に応じた配色を変える(カラースケール)
  • アイコンの並び順を逆にする(アイコンセット)
◇◇◇

レポートなどでExcelを使うときには、データを読みやすくするためにグラフを使うことは多いと思います。ただ、項目数が多いと、グラフを使ってもわかりづらい場合も結構あるんですよね。

そういう場合に、「数値が並んでいるなかから、各数値の特徴を読みやすくする」ためのこうした機能は、非常に便利だと思います。

もちろん、どんなデータ表でもこの条件書式で完璧になるわけではありません。

あくまでも、「多くのデータが並んでいる表から、いかにデータを読み取りやすくできるか」という観点で使うべきものですね。

いや、この機能の存在に6年間も気づいていなかったのは、ちょっとお恥ずかしい。でも、昔からExcelを使っている人には同じように知らなかった人もいるのではないかと思い、記事にしてみました。

あなたは、この機能のこと知ってましたか?

参考:
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