セミナー開催実践マニュアル

失敗しないセミナー当日運営(持ち物リスト&司会台本サンプル付き)/セミナー開催マニュアル3

2つの便利なサンプルを活用してセミナー当日のオペレーションを乗り切ろう。

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セミナー開催実践マニュアル

「セミナー開催マニュアル」では、自社セミナー開催方法を4つのフェーズに分けて解説していく。今回はセミナー開催の第3フェーズ「セミナー当日運営編」をお届けする。(セミナーの開催方法をゼロから知りたい読者は第1フェーズ「セミナー企画編」からご覧いただきたい)

今回は、セミナー当日の流れと役割分担を確認していくことにする。

持ち物リスト印刷イメージ

まずは、持ち物リストに目を通してもらいたい。一般的なビジネスセミナーにおいて必要になるものをまとめた簡易チェックシートになる。

セミナー当日の持ち物リストをダウンロード!

必要に応じてこの持ち物リストを修正し、当日必要なものを準備しておき、最終チェック時にバッグに入れながらリストにチェックマークを付けていくといいだろう。

オフィスから距離のある会議室を借りて開催する場合などは、当日開場入りしてから慌てることがないよう、前日までに担当者全員が持ち物チェックをしておくことが望ましい。また、委託業者が仲介したり会議室を借りたりする場合は、誰が何をどこまで用意するのか、責任範囲を明確にしておくことがミスを未然に防ぐカギだ。

開場1時間前~開場まで

では、ここから当日の流れに沿って注意点を洗い出していこう。開場の1時間前までには担当スタッフとスピーカーが会場に揃っていることが望ましい。本来は会場の下見を済ませておくのが鉄則だが、当日初めて会場入りする場合は、できる限りの余裕を持って打ち合わせを行う必要がある。

打ち合わせ

当日の流れを担当者全員で確認する。規模が大きくなればなるほど、早めに会場入りして入念なチェックが必要になるだろう。会場設備に関してスムーズに調整できるように、会場担当者同席のもとで進める必要がある。

来場者がすぐに判断できるように、スタッフにはバッジや名札を着用させ、カメラマンには腕章をつけさせる場合もある。

リハーサル

一度社内で行っている場合でも、会場で改めて確認する必要がある。講演者と来場者の位置関係、社員の配置などは会場でないと確認できないからだ。

機材チェック

パソコンやプロジェクターなどの動作確認を行う。講演中に電源コードなどが抜けないようにガムテープでしっかりと固定し、パソコンはスクリーンセーバーやウイルスソフト、メッセンジャー、ソフトウェアアップデートなどが起動しないように設定しておく。

講演者対応

マイクの有無や種類(スタンド、手持ち、ピン)、ホワイトボードやスクリーンの位置、講演者の立ち位置、ポインターや指示棒などの備品の有無は、必ず現場でリハーサルを行う。タイムキーパー、ページ送り、暗転のタイミング(キュー出し)は誰がどうやって指示を出すのか、当日の運営スケジュールに則った確認が不可欠となる。

■パソコン=Windows、プレゼン=パワーポイントとは限らない

一般的なプロジェクターの場合、パソコンとの接続にはD-sub(VGA)ケーブルを用いるのがほとんどだ。そのため、プレゼンに用いるノートパソコンがMacの場合は変換ケーブルが必要になる(DVI、Mini DVI、DisplayPort、Mini DisplayPort)。また、ネットブックと呼ばれる製品群にはmini VGAが採用されていることが多く、これも変換ケーブルが必要になる。いずれにせよ、あらかじめ変換ケーブルを用意しておくとともに、会場に確認を入れる必要がある。

また、プレゼン用のソフトウェアにも注意が必要だ。広く一般に普及しているマイクロソフト社のOffice PowerPointには、大きく2003/2007のバージョンがあり、Mac版も存在する。互換性が保たれていればそれほど心配することはないが、作成者が意図したデザインが崩れてしまう可能性も否定できない。プレゼン用に使用するパソコンにインストールされているソフトウェアの種類とバージョンを確認しておき、心配な場合はスピーカーに自分のパソコンと変換ケーブルを持参してもらう。

開場~セミナー開始まで

開場時間が近づくと実際に参加者が会場に現れる。当然だがここまでに会場のセッティングと受付の用意を済ませておく。セミナー開始までに注意する点は、いかにして参加者を席までスムーズに誘導できるかだ。最もネックになる、会場案内と参加者受付時のポイントを整理しておく。

会場への誘導

参加者はセミナー開始時刻の10分前に集中して来場するものだ。ここでいかにスムーズに参加者を誘導できるかがカギになる。最低3か所に案内用の立て看板やシートを配置し(余裕があれば人を立たせて)、参加者が迷うことなく受付にたどり着けるようにしておく。

案内看板(案内シート)の設置例
  • ビルの入り口から受付までの目立つ位置
  • 受付付近の目立つ位置
  • 受付からセミナー会場までの目立つ位置

参加者の受付

参加証・名刺の受け取り、セミナー資料の配付を行う。参加証を忘れた人への対応などイレギュラーなパターンも想定して準備を行い、可能な限りスムーズに進行できるようにしておく。出欠管理のために回収した参加証や名刺は個人情報になるので、慎重に管理すること。有償の場合は、あらかじめ領収書を用意しておくといい。

想定されるイレギュラーパターンと対応例
  • 参加証を忘れた
    名刺で本人確認を行う。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。

  • 参加証を忘れた&名刺もない
    口頭で連絡先をメモする。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。場合によっては入場をお断りする。

  • 参加申し込みを済ませていない(飛び入り参加)
    名刺で本人確認を行う。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。場合によっては入場をお断りする。

  • 申込者が参加できなくなったので代理で来た
    当初の申込者を確認する。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。

  • 急用が入ったので途中で退席したい
    退席時にスタッフに声をかけてもらうようアナウンスしておく。あらかじめわかっている場合は、退席しやすい入り口付近の席に案内する。

  • 招待なので無料にしてほしい(有償セミナーの場合)
    名刺で本人確認を行い、招待した担当者に対応させる。担当者が現場にいない場合は引き継いだ人間が対応する。集計時に他の参加者と区別できるようにチェックしておく。

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