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プロジェクトの進捗を円滑にするおすすめスケジュール管理ツール

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プロジェクトの進捗を円滑にする
おすすめスケジュール管理ツール

田口 和裕(フリーライター)

日々ウェブサイトの管理・運営を行うWeb担当者は、他事業部との連携や制作会社との打ち合わせなど、複数のメンバーでチームを組んで仕事をしている場合がほとんどだろう。このような多人数でのプロジェクトを円滑に進行させるためには、メンバー1人1人が作業の進捗と自分の役割を把握できるような、スケジュール管理ツールが必須となる。無料で利用できるツールやサービスをいくつか紹介しよう。

本格的なガントチャートでプロジェクト管理
GanttProject

「ガントチャート」とは、横軸に時間、縦軸に工程を配置した帯状のグラフだ。工程ごとの作業の進捗を効率的に管理できるのでプロジェクト管理でよく使われている。よくガントチャートをエクセルで作成している人を見かけるが、工程の変更や遅延などに細かく対応するには、やはり力不足だ。そんな人におすすめしたいのが「GanttProject」というオープンソースのツールだ。米国産ツールだが日本語もサポートされているので利用に問題はない。

利用方法はきわめて直感的だ。基本的には「タスク」と呼ばれる工程を作成し、期間を指定する作業を繰り返していくだけでガントチャートの作成が完了する。一度作成してしまえば、グラフをドラッグ&ドロップするだけで期間の変更なども簡単に行える。また「○○のタスクが完了していないと、これは始められない」というタスクの場合は、プロパティで「先行タスク」を指定しておけばよい。

さらに、プロジェクトには担当者を登録することもでき、それぞれにタスクを振り分けることが可能だ。担当者のメールアドレスを登録しておけば、問題が起こった場合に、ガントチャートからすぐにそのタスクの担当者に問い合わせできる。

このツールはウェブサーバー上にアップロードできるので、メンバー間の共有も簡単になっている。

また、チャートの書き出しや、データのインポート/エクスポート機能も用意されているので、Microsoft Projectなどのツールとの連携も可能だ。

図1 作成したガントチャートの例。タスクごとの進捗率を入力することによって、全体の達成度を知ることができる。
図2 プロジェクトに参加する担当者を一覧表示したところ。無駄のない仕事の割り振りを心がけよう。
図3 ガントチャートと並びプロジェクト管理によく利用されるPERT図の作成も可能になっている。

ONE POINT!

書き出し機能を使えば、チャートをJPEG画像やPDFに変換することが可能。ドキュメント作成時にも便利だ

手軽に共有ToDoリストを作成
check*pad

「check*pad」は、いわゆる「ToDoリスト」をサイト上に作成するツールだが、作成したリストをほかのメンバーと共有できる点が独特だ。この機能を利用すれば、プロジェクトメンバー間で手軽に進捗チェックを行うことができる。携帯電話での閲覧にも対応しているので、普段PC環境にいない人とのコラボレーションにも適している。

また、グループワークだけではなく、個人的な目標をリストにしておき、家族や友達に進捗をチェックしてもらうという使い方もおもしろい。

指定した時間にリマインドメールを送る機能もあり、公私にわたって使い倒すことができるツールだ。

図4 作成した「ToDoリスト」。終了したタスクをチェックを入れれば、画面一番下に移動する。1つ1つ作業を潰していくのが快感だ。
図5 一般に公開されているリストの一覧。他人のリストをのぞいてみるのもおもしろいものだ。

ONE POINT!

思いついたら、すぐにリストを作成できる手軽さが最大の売り。ライフハックツールとしての評価も高い

オンラインカレンダーで情報を共有
Googleカレンダー

「Googleカレンダー」は、Googleが提供する無料のオンラインカレンダーだ。すでに利用している人も多いだろう。もちろん個人的な予定をメモしておくのにも便利なツールだが、複数のカレンダーを作成して、それぞれ公開範囲を設定できる機能を使えば、共有カレンダーを使ったチーム内のプロジェクト管理に利用することが十分可能だ。

カレンダー独自のURLを発行でき、モバイルにも対応しているので、Googleアカウントを持っていない人も利用可能だ。また、共有カレンダーを利用するメンバーごとに、「閲覧のみ」「編集可能」といった権限も設定できる。

図6  作成したカレンダー。プライベート、ビジネス、共有プロジェクトなど複数のカレンダーを色分けして同時に表示できる。
図7 カレンダーの共有設定画面。メールアドレスを入力するだけで簡単に共有ユーザーを追加できる

ONE POINT!

予定の時間枠だけを一般公開する機能を使って、イベント告知用の公開カレンダーを作成することも可能

※この記事は、『Web担当者 現場のノウハウvol.4』 掲載の記事です。

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